Üstra: Neue Compliance-Regeln
13.02.18 (Niedersachsen) Autor:Stefan Hennigfeld
Der Vorstand der Üstra hat auf der Sondersitzung des Aufsichtsrats ein Bündel an Sofortmaßnahmen vorgestellt, mit denen die internen Prozesse bei der Beschaffung verbessert, die Compliance-Regeln verschärft und die Rolle der internen Revision gestärkt werden sollen. „Damit wollen wir schnellstmöglich die zu Recht angemahnten Missstände beseitigen“, erklärte der neue Vorstandsvorsitzende der Üstra Volkhardt Klöppner: „Neben der Sachaufklärung ist unser wichtigstes Ziel, eine Wiederholung von zu kritisierendem Verhalten in unserem Unternehmen ab sofort nicht mehr zuzulassen.“
Der Aufsichtsrat begrüßte die Maßnahmen des Vorstandes. „Es muss in Zukunft mehr Transparenz im Unternehmen geben“, so der Aufsichtsratsvorsitzende der Üstra, Ulf-Birger Franz: „Außerdem möchte der Aufsichtsrat, dass mögliche Schäden für das Unternehmen konsequent verfolgt werden.“ Der Aufsichtsrat beschloss zugleich neue Regeln für Auftragsvergaben an Aufsichtsräte und deren Angehörige.
Die Sonderprüfung zu Auftragsvergaben durch die externe Kanzlei MWP im Auftrag des Aufsichtsrats sowie die daraus folgende tiefergehende Betrachtung wesentlicher Vergabefälle durch die interne Revision zeigen zahlreiche Verstöße gegen Vergaberecht und Handlungsbedarf zur Vermeidung zukünftiger Verstöße bei der Üstra.
Die Detailprüfung der Beauftragung an ein ehemaliges Aufsichtsratsmitglied und den Ehepartner eines aktuellen Aufsichtsratsmitglieds dokumentiert ebenfalls den vergaberechtlich bedenklichen Umgang mit Auftragsvergaben. Die Untersuchung durch die interne Revision belegt jedoch nicht die Vermutung, dass sich einzelne Personen durch die Auftragsvergaben bereichert hätten oder dass dem Unternehmen ein Schaden entstanden wäre, was noch durch eine externe Rechtsanwaltskanzlei zu bestätigen ist.
Aus den bei Vergabeverfahren festgestellten Fehlern lässt sich ableiten, dass das Compliance Management System der Üstra nicht ausreichend war. Die Interne Revision besaß nicht die notwendige Unterstützung durch den ehemaligen Vorstand. Die Überarbeitung der Beschaffungsrichtlinie der Üstra ist durch den Vorstand veranlasst und bereits in den finalen Freigabeprozessen.
Die Möglichkeit sogenannter „Notfallbestellungen“, die in der Vergangenheit regelmäßig zu Bestellungen am Regelprozess vorbei geführt haben, sind per Vorstandsverfügung abgeschafft. Dies geht einher mit einer Reorganisation des Einkaufs. Zusätzlich wird innerhalb des Einkaufs eine neue Stelle Vergabe-Monitoring geschaffen.
Die Fachlichkeit aller Mitarbeiter des Einkaufs wird sichergestellt. Darüber hinaus wird geprüft, ob bei nicht-rechtskonformen Auftragsvergaben der Vergangenheit Schäden für das Unternehmen entstanden sind und ob es in diesen Fällen Aussicht auf Schadensersatz gibt. Der Aufsichtsrat und der Vorstand wünschen keine weiteren geschäftlichen Beziehungen von Aufsichtsratsmitgliedern. Die jetzt gefassten Beschlüsse werden gemeinsam mit dem Betriebsrat umgesetzt.